Paketdienstleister wie DHL, Hermes und Co. scannen heute über automatisierte Systeme Adressen von Kunden ein. Hier kommt einem korrekt beschrifteten Adressetikett eine große Bedeutung zu. Das gilt insbesondere für Pakete, Päckchen und Kartons nach Maß.
Auf den ersten Blick scheint es sehr einfach zu sein, ein Adressetikett korrekt zu beschriften. Trotzdem gibt es manchmal unerwartete Herausforderungen. Wir haben in diesem Beitrag die wichtigsten Informationen zu Adressetiketten und ihrem Einsatzgebiet zusammengestellt.
Definition: Was sind Adressetiketten?
Das Adressetikett dient dazu, Informationen zu Empfänger und Absender auf eine Sendung zu bringen. Im Alltag nehmen wir sie kaum bewusst wahr, so selbstverständlich erscheint uns diese Etikettenform. Der Unterschied zu anderen Etiketten liegt in ihrem Aufgabenbereich - sie macht keine Produkte kenntlich, sondern ist eine klassische Versandetikette mit einem definiertem Einsatzzweck.
Wofür werden Adressetiketten genutzt?
Beim Versand ist die Identifikation des Absenders und des Empfängers nur mit einem Adressetikett möglich. Deshalb bildet sie ein unverzichtbares Element jeder Sendung. Auch im privaten Bereich setzen immer mehr Menschen auf selbstklebende Adressetiketten und beschriften ihre Sendungen nicht direkt auf dem Paket.
Das hat viele Vorzüge, weil man einem Adressetikett auf einem Paket, einem Brief oder einem Päckchen einen festen Platz zuweisen kann. Adressetiketten wirken auch beim privaten Versand professioneller und sind leichter lesbar – denn gerade bei Paketen kommt es darauf an, diese korrekt zu beschriften.
Welche Informationen stehen auf einem Adressetikett?
Zu unterscheiden sind bei den Adressetiketten Empfänger- und Absenderetiketten.
Auf das Empfängeretikett gehören folgende Angaben:
- Empfängername
- Empfängeradresse(aktuell!)
- Mögliche andere relevante Details für den Versand(bei Auslandssendungen Ländervermerk, gegebenenfalls eine Telefonnummer zur leichteren Zustellung).
Die Absenderangaben umfassen folgende Daten:
- Absendername
- Absenderadresse
Häufig werden heute die Angaben für den Empfänger und den Absender in einem Etikett zusammengefasst. Über den Empfängerdaten erscheinen dann die Absenderdaten in kleingedruckter/-geschriebener Form. Möglich ist es jedoch auch, ein gesondertes Absenderetikett auf der Sendung zu positionieren.
Für eine perfekte Lesbarkeit sollte man dunkle Schrift auf hellem Untergrund einsetzen. Eine linksbündige Ausrichtung wird empfohlen. Ein durchgehender Zeilenabstand zwischen Name, Adresse und Bestimmungsort sollte eingehalten werden.
Wichtig ist bei einem korrekten Adressetikett auch die Position auf dem Versandstück:
Die Empfängerangaben sollen rechts auf der Warensendung platziert werden. Gibt es ein gesondertes Absenderetikett, wird dieses links oben positioniert.
Wie lassen sich Adressetiketten selbst gestalten?
Es gibt heute diverse Möglichkeiten, Adressetiketten selbst zu gestalten oder mit einem eigenen Design drucken zu lassen. Etiketten können maschinell bedruckt oder per Hand beschriftet werden.
Zum Einlegen in einen Drucker oder für die händische Beschriftung gibt es fertige, selbstklebende Adressetiketten. Mit verschiedenen Online-Programmen lassen sich die Angaben auch am PC oder Laptop mit einem verbundenen Drucker perfekt auf das Etikett bringen.
Ebenso gibt es von verschiedenen Anbietern kleine Drucker, mit denen man Etiketten aller Art auf Knopfdruck beschriften kann. Eine gute Wahl, um Adressetiketten schnell und äußerlich ansprechend zu erstellen.
Bei den fertig zu kaufenden Etiketten gibt es eine große andere Auswahl an Materialien und Designs. Manche haben metallische Effekte in Form einer Umrandung. Andere sind sehr schlicht gehalten.
Wer häufig im privaten Bereich Sendungen verschickt, lässt sich von einem Anbieter vielleicht fertige Absenderetiketten in einer größeren Anzahl drucken. Dabei können auch Logos und andere individuelle Designelemente oder Barcodes auf das Etikett gebracht werden.
Was muss beachtet werden?
Es klingt zunächst sehr einfach, ein Adressetikett richtig zu beschriften und auf der Verpackung oder der Sendung zu positionieren. Dennoch kann man Fehler machen:
- Der Empfänger wird nicht korrekt bezeichnet. Ein Fehler, der häufiger vorkommt, als man denkt. Gerade, wenn man ein Versandstück an eine Firma versendet, können Angaben fehlen. Ebenso werden Namen und Adressen von Privatleuten manchmal nicht korrekt bezeichnet.
- Noch gravierender wirken sich Schreibfehler oder Auslassungen bei der Empfängeradresse aus. Hier ist unbedingt anzuraten, Adressen mit der gebotenen Sorgfalt auf die Adressetiketten zu übertragen.
- Wer fertige, selbstklebende Rollenetikettenmanuell beschriftet, erlebt nicht selten eine unangenehme Überraschung: Der eingesetzte Stift – etwa ein Tintenschreiber – eignet sich nicht für die glatte Oberfläche des Etiketts. Die Schrift verwischt.
Hier muss man unbedingt darauf achten, einen speziellen Stift oder einen Kugelschreiber zu verwenden, mit dem die Beschriftung auf der Oberfläche der Etikette lesbar bleibt.
- Das Gebot, dunkle Schrift auf hellem Untergrund einzusetzen, gilt nicht ohne Grund: Hellere Beschriftungen sind kaum lesbar und stellen die automatisierten Scanner bei den Versanddiensten vor unlösbare Herausforderungen. Auch wenn andere Versionen chic sein können, sollte man aus Lesbarkeitsgründen ganz konventionell auf hellem Untergrund mit dunkler Schrift schreiben.
- Ebenso ist die eindeutige Positionierung der Adressetiketten von Bedeutung. Mit Rücksicht auf die Scanner sollte man auch hier nicht von den Vorgaben – unten rechts für den Empfänger, oben links für den Absender – abweichen. Unproblematisch ist es, wenn die Absenderangaben klein gedruckt über den Angaben für den Empfänger erscheinen.
Dies wird häufig im professionellen Bereich gemacht. Die Absenderangaben sollten wirklich stark verkleinert über den Empfängerangaben stehen. Andernfalls kann es zur Verwirrung kommen, wer hier als Empfänger und wer als Absender gemeint ist.
Interessant ist ein weiterer, häufig vernachlässigter Aspekt: Auch im privaten Bereich wirkt die Etikettierung eines Versandstücks wie eine Visitenkarte. Sie ist das Erste, was dem Empfänger ins Auge fällt.
Das Material für Adressetiketten
Adressetiketten haben den klassischen Aufbau aller selbstklebenden Etiketten: Sie bestehen aus einem Trägerpapier und der Deckfolie. Das Trägerpapier dient dem Schutz des Etiketts bis zur Nutzung und der Aufbringung auf dem Versandstück. Die eigentliche Optik wird von der Trägerfolie bestimmt.
Bei den Materialien für die Deckfolie ist von speziellen Papieren bis zu Kunststofffolien vieles möglich. Welches Material angemessen ist, hängt ebenso davon ab, wie widerstandsfähig das Etikett sein soll. Gerade bei Paketetiketten sollte man auch im privaten Umfeld darauf achten, dass das Etikett nicht durch kleinste äußere Belastungen beeinträchtigt und möglicherweise sogar unlesbar wird.
Dabei kommt es für die Widerstandsfähigkeit einem Adressetikett immer auf die Kombination von Beschriftung und Etikettenmaterial an. Es ist kein Fehler, einen wasserfesten Stift für die Beschriftung einzusetzen, wenn man manuell beschriftet.
Wenn man einen Drucker einsetzt, muss man unbedingt darauf achten, dass mit dem jeweiligen Druckermodell die ausgewählten selbstklebenden Etiketten bedruckt werden kann. Auch hier kann sich das Problem ergeben, dass die Druckschrift verwischt.
Das Bedrucken von Adressetiketten
Die meisten Laser- und Tintendrucker unterstützten Funktionen zum Etikettendruck für Adressen. Wichtig ist dabei, das passende Etikettenmaterial für den jeweiligen Drucker auszuwählen. Kauft man fertige Selbstklebeetiketten, kann man auf der Packung bereits sehen, für welche Drucker diese geeignet sind.
Regelmäßig stellt der Druckerhersteller auch Programme bereit, die einen unkomplizierten Adressetiketten-Druck ermöglichen. Solche Programme lassen sich ebenso von den Adressetikettenherstellern im Internet abrufen. Jetzt kommt es noch darauf an, das Etikettenpapier korrekt in den Drucker einzulegen.
Wer auch im privaten Bereich häufiger Versandstücke aufgibt, trifft mit der Kombination aus einem Druckprogramm und den dazu passenden Adressetiketten eine gute Wahl. Die Druckvorgänge werden unkompliziert und sind schnell erledigt. Im Idealfall entsteht das perfekte Adressetikett, die beim Empfänger einen guten Eindruck hinterlässt.
Was sind Thermoetiketten?
Im Zusammenhang mit Geräten für den Druck von Adressetiketten findet man häufiger auch die Bezeichnung Thermoetikett bzw. Thermodirektdruck. Bei diesem Verfahren wird der Druck dabei nicht durch einen mechanischen Anschlag oder das Aufbringen von Druckerfarbe erzeugt, sondern durch punktuelle Hitzeeinwirkung. Thermoetiketten sind in diesem Fall Etiketten mit einer speziellen Beschichtung, die in Kombination mit dem handlichen Drucker vor allem im Supermarkt zur Auspreisung von Waren oder auch im Kassenbereich eingesetzt werden.
Nachhaltige Adressetiketten?
Nachhaltigkeitsaspekte sind heute in allen Lebensbereichen ein Thema. Deshalb darfst du auch bei Adressetiketten die Frage nach derNachhaltigkeitstellen. Viele Etikettenmaterialien sind heute recycelfähig. Hier sollte man beim Kauf von Etiketten bereits auf die Angaben des Etikettenherstellers achten.
Für die Nachhaltigkeit ist es nicht nur interessant, ob die später genutzten Etiketten recyclingfähig ist. Es ist ebenso von Relevanz, aus welchen Materialien diese ursprünglich hergestellt wurde. So werden Papiere häufig aus Altpapier produziert.
Auch bei Kunststoffen greift man zunehmend auf recycelte Produkte zurück wie z.B. auf recycelte Rollenetiketten aus Kunststoff. Als Verbraucher darf man ein Bewusstsein für Nachhaltigkeit entwickeln. Sei es auch nur bei einem so klassischen Alltagsprodukt wie einem Adressetikett.
Fazit: Adressetiketten bleiben wichtig
Ein Adressetikett ist ein kleiner, nützlicher und unverzichtbarer Alltagsgegenstand, der das Versenden von Briefen, Päckchen und Paketen aus Wellpappe auch im privaten Bereich erst ermöglicht.
Aufgrund der heute automatisierten Scanner bei den Versandunternehmen sollte man darauf achten, die Etiketten richtig zu beschriften und die Möglichkeit nutzen, auch bei privaten Versandstücken selbstklebende Adressetiketten einzusetzen.
Diese müssen nicht mit dem Drucker beschriftet werden, das kann auch handschriftlich passieren. Die Lesbarkeit und die korrekte Positionierung sind für einen unkomplizierten Versand Voraussetzung.
FAQ
- Warum ist auch im privaten Umfeld der Einsatz selbstklebender Adressetiketten empfehlenswert?
Briefe, Pakete und Päckchen werden mit den Klebeetiketten so beschriftet, dass sie auch von automatisierten Scannersystemen gelesen werden können.
- Müssen Adressetiketten mit einem Drucker bedruckt werden?
Es ist weiterhin möglich, Selbstklebeetiketten auch per Hand zu beschriften. Dabei muss man darauf achten, den passenden Stift einzusetzen, dessen Schrift auf den glatten Oberflächen der Adressetiketten nicht verwischt.
VON
Elisa Savietto
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