Gelangensbestätigungen: Innereuropäischer Handel ohne Umsatzsteuer

Diese so positive Regelung wurde in der Vergangenheit oft für Steuerbetrug und Karussellgeschäfte genutzt. Um dem entgegenzuwirken, besteht seit 2014 eine Pflicht zur Dokumentation dieser Geschäfte durch Gelangensbestätigungen. Was hinter dem Begriff steht und welche Bedeutung diese Pflicht für Ihre Handelstätigkeit hat, erfahren Sie im Folgenden.

So können Sie von der Umsatzsteuerbefreiung Gebrauch machen

Versendet Ihre Firma beispielsweise eine Lieferung an einen spanischen Geschäftspartner, unterliegt diese dem vereinfachten Steuerverfahren. Es ist Ihnen demnach erlaubt, die Rechnung ohne den Aufschlag der Umsatzsteuer zu verfassen (§ 4 Umsatzsteuergesetz).

Um von dieser Befreiung zu profitieren, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Empfänger ist in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ansässig,
• Empfänger ist Unternehmer und erwirbt die Ware im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit und
• Sender sowie Empfänger bestätigen den Versand bzw. den Empfang der Ware durch einen zugelassenen Beleg – eine Gelangensbestätigung.

Definition: Was ist eine Gelangensbestätigung?

Waren- und Zahlungsverkehr müssen durch die Gelangensbestätigung verifiziert werden. Festgeschrieben ist diese Pflicht im § 17a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Sie bestätigt den Versand und den Empfang der Ware durch eines oder mehrere Schriftstücke. Kann eine Gelangensbestätigung nicht rechtzeitig nachgewiesen werden, ist das zuständige Finanzamt befugt die Umsatzsteuer nachträglich einzufordern.

Bei der Lieferung an Ihren spanischen Geschäftspartner können Sie der verpackten Warensendung beispielsweise ein Schriftstück beilegen, welches der Empfänger unterschreibt und bei Erhalt an Sie zurücksendet. Für Sie als Unternehmer bietet das unter anderem den Vorteil, dass Ihre Produkte im Wettbewerb mit umsatzsteuerpflichtigen Konkurrenten einen Preisvorteil haben. Zudem wird dadurch der bürokratische Aufwand erheblich verringert.

Was gehört in eine Gelangensbestätigung?

Um den Inhalt der Gelangensbestätigung nach den Vorgaben des Paragrafs § 17a UStDV zu gestalten, sollten folgende Informationen vorhanden sein:

• Name und Anschrift des Abnehmers,
• Angaben zur Menge und Art der Waren mit ihrer handelsüblichen Bezeichnung,
• Ort und Monat des Warenzugangs,
• Ausstellungsdatum des Belegs,
• Unterschrift des Empfängers bzw. Abnehmers oder des Beauftragten und
• ggf. ein Nachweis der Vertretungsberechtigung

Alle genannten Informationen müssen in jedem Fall vorliegen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung, diese zusammengefasst in einem Dokument zu erbringen. Ergeben sich die Informationen aus mehreren, sich nicht widersprechenden Belegen, ist dies gleichermaßen zugelassen.

Wie sollte eine Gelangensbestätigung übermittelt werden?

1. Textform: Neben physischen Belegen sind auch Dateien oder Mails zulässig. Sender und Empfänger sollten allerdings anhand der E-Mail-Adresse deutlich ersichtlich werden. Die Pflicht der Unterschrift entfällt bei einer elektronischen Übermittlung.
2. Sammelbestätigung: Erfolgen Lieferungen in sehr regelmäßigen Abständen, kann der Versand auch quartalweise bestätigt werden. Größere Zeiträume sind allerdings nicht zulässig.
3. Sprache: Sollten Sie die Gelangensbestätigung beim deutschen Finanzamt nachweisen müssen, sind die Sprachen deutsch, englisch und französisch zulässig. Für alle anderen Sprachen ist laut BMF-Schreiben Abschnitt 6a.4 Abs. 5 S. 7 eine amtliche Übersetzung des Dokuments nötig.

Unterschiedliche Übermittlung von Sendungen

Grundsätzlich wird seit 2020 zwischen Beförderungs- und Versendungsfällen unterschieden.
Bei einem direkten sicheren Transport zwischen Sender und Empfänger ist eine Gelangensbestätigung auszustellen. Steht zwischen den beiden Parteien allerdings ein Transportunternehmen, gilt die Lieferung als Versendung. Im Fall einer Versendung gelten alternativ zur Gelangensbestätigung auch folgende Dokumente als Liefernachweis:

Dies dient der Vereinfachung des Verfahrens, da der Nachweis durch das Hinzukommen einer zusätzlichen Partei verkompliziert werden würde. Die IHK stellt richtungsweisend ein Dokument zur Verfügung, welches alle benötigten Pflichtangaben enthält: Beispiel für einen Spediteursbeleg. In allen Dokumenten sollte definitiv der Name des Empfängers sowie das Ankunftsdatum der Sendung enthalten sein.

Heutzutage bieten einige Transportdienstleister auch das Tracking an, was es dem Empfänger ermöglicht den Sendungsverlauf seiner Verpackung bzw. Ware über ein mobiles Endgerät nachzuvollziehen. Ein solches Protokoll kann auch als Gelangensbestätigung fungieren. Bedingung dafür ist lediglich, dass die Dokumentation lückenlos von der Auftragserteilung bis zum Erhalt der Ware erfolgt ist.

Sollten Sie also Ihre Sendung einem Mitarbeiter geben, der die nächste Dienstreise vornimmt und dabei den spanischen Geschäftspartner antrifft, sind Sie verpflichtet eine Gelangensbestätigung im klassischen Sinne aufzubewahren. Beauftragen Sie jedoch einen Lieferdienst, können Sie von den erläuterten Ausnahmen Gebrauch machen.

Fazit

Eine Gelangensbestätigung verifiziert den rechtmäßigen Warenverkehr innerhalb der EU und ist notwendig, um von Umsatzsteuerbefreiungen zu profitieren. Eine Gelangensbestätigung muss in Textform dargebracht werden, aber kann sich auch aus mehreren Dokumenten zusammensetzen.

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